Mengurus Visa Schengen: Italia

Tanggal 3 Mei 2012 yang lalu saya iseng mengirim research paper kepada The Clute Institute dan 2 hari sesudahnya, sewaktu saya berhasil cek e-mail di bandara Langkawi, saya mendapat kabar gembira bahwa paper saya diterima untuk oral presentation di Roma, Italia tanggal 6-8 Juni 2012 :) Waktu itu hari Sabtu, sehingga saya harus menunggu hingga hari Senin dan kembali ke Indonesia untuk mengurus persiapannya.

Hal pertama yang harus betul-betul dipersiapkan adalah VISA. Mendengar dari teman-teman saya yang sekolah di Eropa, katanya mengurus visa Schengen itu membutuhkan waktu yang lama, bahkan lebih dari 2 bulan, kata teman saya yang sekolah di Norwegia.

Hari Senin, 7 Mei 2012, saya pulang ke Yogyakarta, dan hari Selasa saya mulai mengurus visa. Hal pertama yang dilakukan adalah browsing mencari tahap-tahap pembuatan visa Schengen Italia yang terbaru. Oiya, visa Schengen berlaku di negara-negara Eropa Barat selain Inggris (U.K.). Hanya butuh 1 visa untuk masuk ke negara-negara tersebut. Berikut daftarnya. Bila hendak mengunjungi beberapa negara di daftar itu, aplikasi visa Schengen hanya dilakukan di kedutaan negara yang paling lama dikunjungi. Misalkan hendak mengunjungi Italia 3 hari, Jerman 3 hari, dan Belanda 4 hari, maka aplikasi visa dilakukan di kedutaan Belanda.

Sementara saya browsing, cowok saya di Jakarta mencoba telepon ke kedutaan Italia. Dari sini saya mendapatkan informasi bahwa pengurusan visa sudah tidak ditangani langsung oleh kedutaan, melainkan lewat VFS Global. Untuk Italia, berikut situsnya: www.vfsglobal.com/Italy/Indonesia 
Dari hasil browsing saya, hal yang paling susah dilakukan adalah membuat janji (appointment) untuk penyerahan dokumen. Agen travel yang biasanya mau menguruskan visa pun angkat tangan karena tanggal presentasi saya dianggap mepet. Mau ga mau mengurus sendiri. Lalu yang membuat saya hampir putus asa, ada blog yang menceritakan kalau appointment bisa dilakukan online lewat situs kedutaan, ini alamatnya: https://web.esteri.it/prenotaOnline/login.aspx?cidsede=100025&returnUrl=/prenotaOnline/ 
Waktu buka link itu dan coba daftar, lemas saya, ternyata di tanggal keberangkatan saya sudah diberi warna merah yang artinya penuh, tidak ada visa di tanggal tersebut. Ya, artinya selain menyiapkan dokumen, buat menyerahkannya pun susah...

Berikut dokumen yang harus dipersiapkan untuk aplikasi visa Schengen Italia:

1. Formulir aplikasi, bisa diunduh di sini: www.esteri.it/visti/pdf/Formulario_Visto_Schengen_EN.pdf

2. Paspor yang berlaku paling tidak 3 bulan sebelum masa paspor berakhir (expired date, ada di paspor) dan paspor lama kalau sudah pernah ganti paspor. Fotokopi paspor juga diperlukan.

3. Print out tiket pesawat, ini bisa minta di agen travel, minta tolong book dulu, beli tiket betulannya kalau sudah dapat visa, biar nggak rugi banyak kalau apes visa ditolak.

4. Travel insurance, ini juga bisa dibeli di agen travel. Kalau di Yogyakarta, bisa dibeli di Nusantara (depan XXI Jalan Solo, sebelah Giant). Nggak begitu mahal, saya beli USD36 untuk masa berlaku 7 hari perjalanan. Nanti yang diserahkan fotokopi travel insurance.

5. Konfirmasi penginapan, saya book hostel yang murah meriah lewat www.hostelbookers.com, dorm, padahal konferensinya di hotel hehehe... Yang penting penginapan dan ada tanggalnya menginap. Harganya sekitar 22 Euro per malam. Kemarin saya minta tolong teman saya yang punya kartu kredit untuk membayar DP 10%.

6. Surat sponsor dan surat undangan (jika diundang). Keberangkatan saya ke Italia adalah untuk presentasi di konferensi ilmiah. Saya mahasiswa dan bukan dosen di universitas lain, sehingga surat sponsor saya dari universitas tempat saya sekolah. Undangan adalah dari penyelenggara konferensi. Nah, ini kemarin bermasalah. Saya ceritakan di bawah deh.

7. Foto ukuran 3,5 x 4,5 cm, latar belakang putih, fokus wajah 75%-80%. Saya cetak ulang foto digital saya, diedit, hehehe. Kalau pakai jasa foto di kantor VFS mahal, sekali foto Rp40 ribu! Lah, saya cetak + edit cuma Rp1000 :p

8. SIUP/HO/TDP (ini bagi yang dikirim perusahaan atau visa bisnis)

9. Referensi bank. Saya minta referensi bank yang menyatakan bahwa saya nasabah dengan jumlah saldo sekian, dari bank tempat saya menabung. Biasanya kena ongkos buat referensi sebesar Rp50 ribu.

10. Bukti keuangan 3 bulan terakhir. Pihak sponsor pun harus memberi bukti keuangan 3 bulan terakhir. Kemarin saya membujuk sponsor saya untuk print rekening koran hehehe... Sementara saya sendiri fotokopi buku tabungan saya. Ahem, kalau ditotal, saldo tabungan saya nggak sampai Rp10 juta... maklum mahasiswa.

11.  Kartu keluarga, surat nikah (bagi yang sudah nikah), akta lahir (untuk anak-anak), fotokopi KTP. Saya kemarin juga menambahkan fotokopi kartu mahasiswa, untuk bukti bahwa saya mahasiswa (karena disponsori tempat kuliah saya).

12. Fotokopi kartu kredit. Yang ini tidak saya sertakan, lha nggak punya....

Korespondensi saya dengan VFS Global dimulai sejak 8 Mei 2012. Saya kirim e-mail ke info.italyid@vfshelpline.com tapi nggak dibalas. Malah cowok saya kirim e-mail dibalas (ya syukurlah). Saya telepon di +62 21 51402571, line-nya sibuk terus. Seminggu tidak membuahkan hasil, hanya cowok saya yang berkorespondensi. Sampai akhirnya dia dapat appointment 16 Mei 2012 (dia yang dapat, padahal saya yang berangkat ^^;;). Saya juga tetap mencoba telepon, sampai suatu hari teleponnya diangkat. Tips menelepon: pagi sekitar jam 8, dan redial terus hehehe... Memang harus gigih.


Tanggal 16 Mei 2012 saya ke Jakarta daaann.... berkas saya dikembalikan. Penyelenggara konferensi merupakan organisasi Amerika, tetapi pihak kedutaan meminta undangan dari organisasi Italia. Berhubung penyelenggara langsung ditangani Amerika, maka mereka minta surat dari tempat konferensi yang menyatakan bahwa tempatnya memang di situ. Setengah mati saya memohon surat itu kepada pihak hotel tempat konferensi. Untung penyelenggara mau membantu saya. Sebelum saya mendapatkan surat itu, berkas saya tidak boleh masuk, dikembalikan. Butuh waktu seminggu buat merayu dan dapat suratnya. Menjelaskannya juga harus panjang-lebar. Maklum, Indonesia-USA-Italia, zona waktunya juga berbeda, jam kantornya berbeda. Mereka masih bingung klasifikasi visanya, hehehe, tapi akhirnya sampai tanggal 25 Mei 2012, berkas permohonan visa saya baru bisa dimasukkan sebagai visa turis (mepet!). Waktu berhasil submit dokumen, itu juga sekalian bayar, totalnya Rp963 ribu untuk visa turis. Aslinya sih Rp700 ribuan, tapi yang sekitar Rp200 ribuan buat jasa VFS Global...

Tanggal 28 Mei 2012 sore, mendadak saya ditelepon kedutaan Italia. Mbaknya yang telepon judes banget minta surat sponsor yang menyatakan saya disponsori penuh. Ya, surat sponsor yang saya sertakan menyatakan sponsor sebagian. Sore itu berarti saya harus ke kampus meminta surat (untung dosen yang menandatangani ada), dan bersiap ke Jakarta untuk menyerahkan dokumennya (pakai jasa kurir pun sudah tutup dan nggak mungkin sampai besoknya). Malamnya saya naik kereta api ke Jakarta, sampai sana jam 5.30 pagi dan langsung ke kantor VFS Global di Plaza ABDA, Jalan Jend. Sudirman (depan fX). Jam 8 pagi mereka buka, sampai jam 3 sore.

Dag dig dug menunggu, akhirnya tanggal 31 Mei 2012 cowok saya diSMS bahwa visa sudah selesai diproses. Dia mengambil pakai surat kuasa saya. Begitu dibuka amplopnya... ta raaa... visa Schengen pertama saya jadi :)
Ada pengumuman juga yang ditempel di paspor saya ^^

 My first Schengen visa ^^

Wah, langsung siap-siap beli tiket pesawat yang mulai melonjak harganya. Saya dapat Qatar Airways PP Jakarta-Roma di harga USD1200 untuk tanggal 4-9 Juni 2012 (sekali lagi mepet). Belum transport PP dari Yogyakarta-Jakarta. Setelah itu, tukar uang dan diusahakan dengan rate yang bagus ;) 

Sampai jumpa di tulisan berikutnya :)